6个小技巧让写作文本显得更为短小精悍

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在小站之前发过的海明威首创六字英语微小说的背后故事及经典案例欣赏一文中,就谈到了写作力求短小精悍的重要性。毕竟在这个日新月异的快节奏时代里,没有人喜欢看废话连篇的内容。

试想一下,如果你要邮件甚至短信汇报某项工作给日理万机的上司,他是喜欢你长篇累牍却讲不清楚问题关键呢,还是希望你能够三言两语简明扼要地将事情的来龙去脉和盘托出,并给出有效建议呢?

不用多想,肯定是后者。爱因斯坦就曾经这样说过:

6个小技巧让写作显得更为短小精悍

这句话的意思就是,如果你没法将一件事简单明了地解释清楚,那说明你自己还没有将其理解透彻。这句话放在工作上,就可以很好解释,为什么有些人好几句话说完还没把工作讲清楚,就立刻招来老板一顿臭骂。

不过,我们有时候也会碰到一些错综复杂的工作内容,非得要大几百字才能概括完,那该怎么办呢?

下面就为大家分享6个小技巧,可以尽量让你的写作文本看起来更为短小精悍。

一、将大段文字改为多个小段

同样五六百字的内容,用8个小段就比用4个大段显得更短。这是因为一大段长文本会让读者阅读起来比较吃力,耗时更长,从而让人感觉内容更长。而简洁轻快的小段就让读者容易接受多了。

二、将单个长句改为多个短句

对比一下同样是57个单词的长句和短句:

  1. James did say that you were going to summarize the survey results for us, and while we are grateful that you will be involved in the project, we do not want to have you move forward without the training we have all completed, which will help you handle the data in a manner consistent with our demand.
  2. James did say that you were going to summarize the survey results for us, and we are grateful that you will be involved in the project. However, we do not want to have you move forward without the training we have all completed. It will help you handle the data in a manner consistent with our demand.

第1个长句与第2个短句仅有两个单词的差别,但是短句的阅读难度明显小于长句。也就是说,短句比长句更容易让读者快速看完,从而显得更短一些。

三、将细节作附件与主体分离

如果主体内容需要一些数据等细节信息支撑,在条件允许的情况下,可以将这些细节信息做成一个附件,与主体内容分离开来。这样做不仅可以让主体内容更为短小,也可以让你的写作更加层次分明,主体突出。

四、善用小标题概括段落意思

对于有多重内容的文本,可以使用小标题概括每一节的主要内容,让读者轻松把握文本要点。这样做既可以提高读者的阅读速度,也方便读者快速找到最关注的内容。比如:

Drawing Approved
Drawings have been approved by City Council. Approved copies were…

Work Permit Obtained
One-year work permits for all personnel on site were obtained. Expiration date…

五、分组归纳长清单为短列表

虽然项目符号使用起来会令文本简洁清爽,但是如果清单过长,比如超过20项内容的长清单则会显得过于壮观。这种情况下,就需要按照逻辑将其分类归纳,然后按组列表。比如一个长长的利好清单,就可以简单概括如下:

  • Payment Benefits: 1, 2, 3, 4, 5
  • Scheduling Benefits: 1, 2, 3, 4, 5
  • Increased Quality: 1, 2, 3, 4, 5
  • Greater Flexibility: 1, 2, 3, 4, 5

这样4组各5点的列表,就比列一个20项的长清单要显得短小许多,并且更具有逻辑层次感。

六、校对文本,专注读者需求

在写作完成之后,将自己当作读者换位思考,分析一下哪些句子是你自己想说的,但读者却不感兴趣的或者说不需要知道的,还有哪些内容是读者感兴趣的却遗漏了的或者说还不够完善的。如果内容是办结事项,并且预计读者最重视的是结论,就可以在文末简单做个总结。如果内容是向上司汇报问题进展,就可以在文末提出合理建议,方便上司作出批示。

总而言之,以上6个小技巧并不要求缩短文本甚至删减重要内容,而是从提高读者阅读效率角度出发,尽量降低阅读难度和优化文字排版,使写作文本显得更为短小精悍。

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