电子邮件结尾敬语该如何选用?

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尽管现在有各式各样的即时通讯工具,但电子邮件由于拥有法律效力等方面的优势,当前仍然是商务沟通中较为正式的通讯方式之一。

然而,很多人虽然特别注重邮件开头和正文的措辞,但却常常忽略结尾敬语(complimentary close)的用词。比如“Best regards”、“Warm regards,”、“Warm wishes,”等大同小异的结尾敬语,就让不少小伙伴头疼。它们在使用上究竟有何区别,以及该如何正确选用呢?

首先,我们将一些常见的结尾敬语汇总,并按照从亲切到正式的程度依次排列如下:

  • Affectionately,
  • Warmly,
  • Warm regards,
  • Warm wishes,
  • Cordially,
  • Best wishes,
  • With thanks,
  • Kind regards,
  • Best regards,
  • Sincerely,
  • Sincerely yours,
  • Yours truly,
  • Respectfully,
  • Very truly yours,

其中,越靠前的越亲切,越靠后的则越正式。这样可以让大家有一个比较直观的理解。

至于具体选用哪个,要看两个方面,一个是邮件类型,另一个则是你与收件人之间的关系。

举个例子,假如你是公司的一名人事经理,需要发一封解雇信给某个同事,那么最好使用“Sincerely yours,”这种中规中矩的结尾敬语。反过来,如果邮件内容是祝贺某位同事退休,则可以用“Warm wishes,”这类比较温馨的结尾敬语。

你若是图省事或者傻傻分不清,也可以就用一个安全稳妥的“Sincerely,”,或者说现在越来越流行的“Best regards,”。

值得注意的是,“Best regards,”还有一个简写版——“Regards,”也会经常碰到。不过小站并不建议大家过多使用,相较于给人一种亲近的感觉,“Regards,”往往更多地让人觉得有些简短无礼,特别是在第一次跟不太熟悉的收件人联系时。

如果收件人确实是你的一个关系非常亲密的商业合作伙伴,那么“Affectionately,”可以作为你的首选。

说起亲密的结尾敬语,肯定有小伙伴在心里嘀咕美剧《绯闻女孩》(Gossip Girl)里经常看到的“XOXO”(hugs and kisses)这种可以用吗?小站只能说,只要你够胆关系够亲密,也不是不可以。

除了上面说的这些应用情景外,平时也可能会遇到需要发邮件表示同情、慰唁的时候,那么改用下面这些结尾敬语则更为合宜:

  • In deepest sympathy,
  • With our condolences,
  • In sympathy,
  • Very sincerely,

最后再啰嗦一句,结尾敬语在拼写时,只大写第一个单词的首字母,其余一律小写。

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